De wereldwijde pandemie heeft de afgelopen jaren duidelijk gemaakt, hoe belangrijk het is om een onderneming ook vanaf andere plekken dan het bedrijfspand draaiende te houden. Om werknemers op afstand te kunnen laten werken, zijn cloudoplossingen nodig. Met samenwerkingsplatforms zoals Google Workspace en Microsoft 365. VoIP-telefoonsystemen (Voice over Internet Protocol) zijn hierbij ook belangrijk geworden.

VoIP stelt bedrijven in staat om in contact te blijven met (potentiële) klanten. Medewerkers kunnen overal vandaan werken en toch zakelijke oproepen beantwoorden. Bellers krijgen een vergelijkbare ervaring, ongeacht waar werknemers werken, op kantoor of thuis.

Wanneer een bedrijf thuiswerkend personeel heeft, zijn die oude systemen met vaste lijnen inefficiënt. Dit heeft geleid tot een grote overstap naar VoIP. Zowel uit noodzaak als kostenbesparing.

Volgens Microsoft geeft 82% van de organisaties aan, geld te besparen na de implementatie van VoIP.

Hoewel VoIP de juiste keuze is voor de toekomst, betekent dit niet dat het waterdicht is. Bedrijven die hun systeem niet efficiënt inrichten, kunnen problemen krijgen. Zoals bijvoorbeeld afgebroken oproepen, een lage bandbreedte en ongebruikte functionaliteiten.

Als u moeite heeft om uw cloudtelefoonsysteem efficiënter te maken, bekijk dan de praktische tips hieronder voor het instellen van VoIP en een positieve invloed op uw bedrijfsresultaat.

1. Controleer de Netwerkcapaciteit

U kunt er niet zomaar van uitgaan dat u een VoIP-systeem kunt inschakelen en dat alles goed komt. Zonder aanpassingen kan uw netwerk de extra bandbreedtebehoefte mogelijk niet aan.

Dingen waar u naar moet kijken, zijn onder meer jitter en pakketverlies. Bekijk daarnaast de routerinstellingen om er zeker van te zijn dat deze piekmomenten aankan. Als u verbroken gesprekken of schokkerige audio ondervindt, toont dat aan dat deze zaken moeten worden aangepakt. Bijvoorbeeld met het aanpassen van netwerkhardware en/of het vergroten van de bandbreedte bij uw internetleverancier.

2. Geef Uw VoIP Software Voorrang met de QoS-Regels

Quality of Service (QoS) is een gebied met routerinstellingen waarin u kunt aangeven welk verkeer het belangrijkst is. Als QoS niet aanwezig is, betekent dit dat er problemen zijn met bronnen. Een grote cloudback-up kan uw oproepen verstoren en onderbreken omdat deze bandbreedte in beslag neemt.

QoS stelt ‘verkeersstroken’ in die voorrang geven aan bepaalde functies. Uw VoIP-software zou voorrang moeten hebben, om de bandbreedte te krijgen die het nodig heeft. Dit voorkomt problemen met minder belangrijke processen die internetbronnen in beslag nemen.

Het gebruik van QoS laat uw gesprekken soepel verlopen. Het verbetert ook de betrouwbaarheid van uw cloudtelefoonsysteem. U kunt deze regels ook gebruiken voor andere belangrijke cloudactiviteiten.

3. Voorzie Uw Medewerkers van Hoogwaardige Headsets

Een goedkope headset kan de belervaring van een potentiële klant verpesten. Iemand die naar uw bedrijf belt en niets hoort of een slecht ontvangst heeft, raakt snel gefrustreerd. Ze zullen waarschijnlijk denken dat uw bedrijf het niet goed voor elkaar heeft.

Voorkom potentiële problemen door hoogwaardige headsets beschikbaar te stellen die uw team kan gebruiken.

4. Stel Afdelingen & Belgroepen In

Een van de geweldige functies van VoIP-telefoonsystemen is de mogelijkheid om belgroepen in te stellen. U stelt eerst uw afdelingsgroepen in (boekhouding, marketing, enz.). Vervolgens stelt u de bijbehorende werknemersextensies in.

Door een belgroep aan te maken, kunt u een oproep naar uw gehele klantenservice laten gaan. Dit is beter dan naar één persoon, die het misschien druk heeft. Op die manier krijgt de hele groep de oproep en kan de eerste beschikbare persoon deze opnemen.

Belgroepen verbeteren de ervaring voor de beller door de wachttijd te verkorten. Het kan ook de noodzaak voor de beller verminderen om een voicemail in te spreken en te moeten wachten tot er wordt teruggebeld.

5. Creëer Uw Bedrijfsadreslijst

Automatische assistenten zijn buitengewoon handig en bijna alle VoIP-systemen hebben ze. Eerst stelt u uw bedrijfstelefoonboek in en vervolgens neemt u berichten op om de beller opties te laten kiezen.

U kunt bijvoorbeeld een bericht instellen waarin hen wordt gevraagd de achternaam in te voeren van de persoon die ze proberen te bereiken. Als ze geen specifiek persoon bellen, kunnen ze worden doorgestuurd naar een afdeling.

Hoewel het opzetten van een bedrijfsadresboek vooraf wat moeite kost, bespaart het uiteindelijk juist meer. U heeft niet langer iemand nodig, die elk gesprek doorzet. Bellers komen ook sneller bij de persoon of afdeling die ze nodig hebben. Dit verbetert de klantervaring en verhoogt de productiviteit op de werkvloer.

6. Laat Medewerkers Hun Voicemail & VM Naar E-mail Instellen

Wanneer u uit een lange vergadering komt, kan afluisteren van een rijtje voicemails veel tijd kosten. In plaats van naar elke oproep te moeten luisteren om te zien welke oproepen prioriteit hebben, kunt u ze ook simpelweg doorlezen.

De functie voicemail naar e-mail in VoIP-telefoonsystemen transcribeert voicemails automatisch. Vervolgens worden ze naar de ontvanger gemaild. Dit verbetert de efficiëntie. Het elimineert ook tijdverspilling door naar complete berichten te luisteren om te weten wie er heeft gebeld.

Laat medewerkers deze functie instellen met hun toestelnummer en e-mailadres. Sommige VoIP-systemen bieden ook de mogelijkheid om getranscribeerde voicemails via sms te laten verzenden.

7. Train Uw Team in het Gespreksafhandelingsproces

Voorkom dat uw werknemers een heel VoIP-systeem al doende zelf moeten aanleren. Het is belangrijk om ze te trainen in de functies en het belproces van het bedrijf. Dit zorgt ervoor dat uw team voordeel heeft van al die tijdbesparende functies.

Laat Trots IT Helpen Bij Het Verbeteren Van Uw Zakelijke Telefoonsysteem

Heeft u hulp nodig bij het verbeteren van uw zakelijke telefoonsysteem? Bent u op zoek naar een betere klantervaring? Bel ons voor een vrijblijvend adviesgesprek over de VoIP diensten van Trots IT. Wij helpen u graag!

Artikel gebruikt met toestemming van The Technology Press.